Exact AEC Modular

Exact AEC - Documenten - Informatie over de module

Documentbeheer heeft tot doel om op een snelle, eenduidige en vooral eenvoudige wijze verschillende typen documenten te beheren. Documenten kunnen aan één of meerdere Relaties en/of Projecten gekoppeld worden d.m.v. een referentie.

Uitgangspunten:

Om het bovenstaande doel te bereiken zijn er een aantal uitgangspunten gedefinieerd.

• De fysieke namen van de documenten worden niet door u maar door het programma bepaald. Dit zal in de praktijk neerkomen op een oplopend volgnummer per type document.

• De mappenstructuur waarin de documenten opgeslagen worden ligt vast. U kunt alleen de hoofdmap opgeven.

• Bestaande documenten kunnen ingelezen worden in het documentenbeheersysteem.

• Van een document kunnen meerdere versies/revisies bestaan. Bij het aanmaken van een nieuwe versie/revisie geeft u aan of er eerst een kopie van de vorige versie/revisie gemaakt moet worden of dat de nieuwe versie/revisie verder gaat met hetzelfde fysieke document. Wanneer de gebruiker er voor kiest om geen kopie te maken is het ook niet langer mogelijk om de werkelijke inhoud van de vorige versie te raadplegen tenzij er van versiebeheer in het document zelf gebruik gemaakt wordt (is een optie bij Word documenten)

• Een document hoeft niet persé fysiek aanwezig te zijn. Om bijvoorbeeld inkomende documenten te kunnen registreren is het mogelijk zijn om een nieuw virtueel document aan te maken zonder dat het fysiek aanwezig is.

Via 'Documenten' op de menubalk is het mogelijk om alle documenten, documenten per project of documenten per relatie te bekijken en/of aan te maken.

Gerelateerde onderwerpen

• Documenten van deze module
• Startpagina Exact AEC